Possiamo descrivere un workshop seguendo le sue fasi principali, di seguito riassunte. In realtà un workshop LSP attiva meccanismi molto più complessi di quelli così semplificati:
FASE 1 | il progetto
Sulla base degli obiettivi discussi con il facilitatore certificato, quest’ultimo elabora uno script del workshop, che stabilisce il dettaglio ed i tempi delle attività da svolgere anche in funzione del numero e del profilo dei partecipanti.
La durata di un workshop può essere minimo di 3/4 ore ma può essere articolato anche in più giorni.
Naturalmente questa variabile dipende dagli obiettivi che si intende raggiungere. Compito del facilitatore certificato è, in fase progettuale, anche l’ottimizzazione di obiettivi e tempo a disposizione del team.
FASE 2 | la costruzione dei modelli
Durante il workshop vero e proprio, dopo una serie di esercizi di riscaldamento, viene chiesto ai partecipanti di costruire dei modelli simbolici e concettuali per “materializzare” la propria visione circa il tema proposto in un tempo stabilito.
La costruzione di un modello con i mattoncini LEGO per la sua semplicità permette a tutti di compiere questo esercizio, a differenza di altre metodologie di facilitazione in cui, ad esempio chiedendo di disegnare, qualcuno potrebbe sentirsi inadeguato o inibito non ritenendo di saper disegnare bene.
FASE 3 | story telling
Ai partecipanti viene chiesto di descrivere il proprio modello e quindi, attraverso il modello, descrivere la propria idea circa il tema proposto.
In questa fase non entrano in gioco idee vaghe o saperi generici o specifici: l’oggetto è il modello ed il facilitatore guida i partecipanti a ragionare ed esprimersi attraverso il modello che svolge al funzione di mediatore tra i diversi partecipanti.
FASE 4 |il confronto costruttivo
Ai partecipanti viene chiesto di esprimere un parere critico (positivo o negativo) circa i modelli degli altri partecipanti.
Poiché l’oggetto di discussione sono i modelli e non le persone, ognuno è legittimato ad esprimere un parere a prescindere dal proprio ruolo o da quello del suo interlocutore, dalla posizione ricoperta all’interno del team, dai profili di competenza, ecc.
FASE 5 |la costruzione del modello condiviso
Ai partecipanti si chiede di costruire un modello unico e condiviso. In questa fase avviene la vera e propria negoziazione tra le parti.
L’oggetto continua ad essere il modello e non è in discussione il ruolo dei singoli.
Questa fase si conclude nel momento in cui tutti i partecipanti condividono le scelte fatte nella costruzione del modello.
Tutti i partecipanti riconosceranno in quel modello concettuale il proprio contributo alla costruzione (dell’idea, della vision, del progetto, delle scelte, ecc.). In questo momento un gruppo di persone si trasforma in un team.
FASE 6 | Dopo il workshop
Al termine del workshop ( i cui lavori sono solitamente registrati per generare materiale d’analisi) il facilitatore certificato fornisce al team la propria reportistica, il materiale registrato durante il workshop e, a richiesta, il modello realizzato durante il workshop.
Il facilitatore può concordare con il team una serie di attività di monitoraggio delle attività nei mesi o nelle settimane successive al workshop. I workshop possono essere ripetuti periodicamente dagli stessi team, pianificandone la cadenza in base alle esigenze o come forme di monitoraggio nell’evoluzione di progetti complessi (ad esempio nella fase di pianificazione, definizione delle strategie operative, verifica del work in progress, ridefinizione delle risorse, fino al consuntivo con considerazioni circa aspettative, soddisfazione, ecc).
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